Торопитесь сделать все дела? Попробуйте этот простой метод GTD для вашего следующего списка дел!

Торопитесь сделать все дела? Попробуйте этот простой метод GTD для вашего следующего списка дел!

  • ПОДЕЛИТЬСЯ

«Почему я не могу сделать все дела?». Это распространенный вопрос, который звучит на форумах по продуктивности и в сообществах вроде r/gtd. И мы можем понять, почему.

Система Дэвида Аллена Getting Things Done® (GTD®) — это не самая простая система продуктивности. Но, возможно, суть дела в том, что вы воспринимаете GTD как «просто еще один список дел»?

Если вы новичок в методологии Getting Things Done® (GTD®) или просто хотите попробовать еще раз, вам следует знать несколько вещей, прежде чем мы начнем.

Содержание [скрыть]

  • 📥 Что такое Getting Things Done и как она работает?
  • ⚡ Шпаргалка по Getting Things Done® (GTD®)
  • 🤯 Общие препятствия GTD, или Почему вы не можете выполнить дела
  • 🛠️ Как сделать так, чтобы получение результатов от выполнения дел работало на вас
    • 1. Выбросьте все из головы и доверьтесь системе
    • 2. Создавайте контекстно-насыщенные, кусочно-размерные следующие действия
    • 3. Скорректируйте свои рабочие привычки и протестируйте GTD, прежде чем приступать к работе.
  • 🐑 Напутственные слова
  • 🔗 Ресурсы

📥 Что такое Getting Things Done и как это работает?

Getting Things Done® (GTD®) — это методология личной продуктивности, созданная консультантом по продуктивности Дэвидом Алленом. GTD также является одной из «классических» систем продуктивности, которая существует достаточно долго, чтобы создать культ, подобный последователям. И на то есть все веские причины.

Внедрение Getting Things Done® (GTD®) поможет вам:

  • ⏰ Эффективно управлять своим временем и имеющимися ресурсами.
  • 🤹♂️ Справляться с личными и профессиональными обязательствами.
  • 🧘♀️ Очистить свой разум и сосредоточиться на работе, которая имеет значение.
  • 🗓️ Планируйте свои дни, чтобы всегда знать, что делать дальше.
  • 🌱 Установите режим продуктивности, который будет служить вам всю жизнь.

Главная цель GTD — «извлечь» задачи, обязательства, напоминания, идеи и (мысленные) заметки из вашей головы в надежную и безопасную систему. Перенос всех этих элементов на внешний носитель позволяет вам освободить когнитивную пропускную способность и… сделать дело.

⚡ Шпаргалка по Getting Things Done® (GTD®)

Методология Дэвида Аллена построена на пяти столпах — захват, прояснение, организация, отражение, вовлечение — соответствующих этапам рабочего процесса. Вы можете рассматривать эти пять столпов как мощные рабочие привычки, которые вы можете совершенствовать и обдумывать каждый раз, когда повторяете цикл GTD.

Вот краткий обзор методологии:

  • 📥 Захват: По словам Аллена, человеческий мозг отлично справляется с генерированием новых идей, но он не предназначен для бесконечного хранения этих идей. Во-первых, вам нужно перенести все, что вы обычно маринуете в голове — идеи, задачи, наблюдения, цели — в (цифровой) лоток или папку входящих сообщений. Это может быть приложение для управления задачами или ведения заметок.

  • 💡 Прояснить: Далее ваша задача — «прояснить», что делать с вещами в вашем почтовом ящике и, в конечном итоге, превратить их в следующие действия. В отличие от обычных дел, следующие действия — это точные и богатые контекстом пункты. Например, «закончить черновик» довольно двусмысленно, а «закончить 1-й черновик моего следующего романа к 24 марта 2022 года» все проясняет.

Вы можете обрабатывать элементы папки «Входящие» несколькими способами:

  • 🗑️ Корзина: Если не нужно предпринимать никаких действий (ни сейчас, ни в будущем).
  • 🗃️ Хранить в справочных файлах: Если он нужен для текущих или будущих проектов.
  • 👉 Выполнить: Выполните действие, если оно занимает менее 2 минут.
  • 👥 Делегировать: Поручить выполнение задания кому-то другому (если это возможно).
  • ⏰ Отложить: Добавить в календарь (установленная дата) или в папку Someday/Maybe (без даты).

  • 🧹 Организовать: GTD не оставляет ничего на волю случая. Вам необходимо регулярно просматривать и упорядочивать каждый элемент, который вы добавляете в систему. Для этого можно использовать тематические списки, папки или теги. На этом этапе вы также должны продолжать удалять все неактуальные элементы.

  • 🧘♂️ Размышляйте: GTD поощряет вас регулярно анализировать и размышлять о своем рабочем процессе. Аллен предлагает проводить еженедельные сессии обзора, чтобы просмотреть все списки GTD, добавить все задачи и документы, которые ускользнули от внимания, проявить творческий подход и найти свежие идеи.

  • ⚡ Задействуйте: Наконец, после того, как ваша система запущена, вы можете приступить к выполнению дел и завершению следующих действий, которые появляются по мере использования вашей системы GTD.

Эффективно? Безусловно!

Просто? Не совсем…

🤯 Общие препятствия ГТД или почему вы не можете сделать то, что задумали

Сказать, что система Getting Things Done® (GTD®) популярна, было бы преуменьшением. Когда Аллен опубликовал свою книгу Getting Things Done в 2001 году, он одной рукой создал пространство личной продуктивности. Более 20 лет спустя GTD по-прежнему жива и здравствует.

Но это не значит, что она подходит всем. 

Многие новые пользователи GTD смотрят на «Следующие действия» Аллена и говорят: «Эй, разве это не то же самое, что мои скомканные «дела», только в шикарной маркетинговой упаковке?». И мы его понимаем. В конце концов, и «дела», и следующие действия предназначены для «завершения», так что конечная цель практически одна и та же, верно?

Ну, не совсем. Как мы уже объяснили, «дела» и «следующие действия» — это два разных понятия. По словам Аллена, спискам дел не хватает контекста. Это просто бесформенные сгустки несочетаемых задач и напоминаний, в которых нет приоритетов, сроков исполнения и достаточного количества деталей, чтобы их можно было выполнить.

Неоднозначные действия/задачи, такие как «срочно отправить отчет», не являются достаточным основанием для принятия мер. Кому вы должны его отправить? Как вы должны отправить отчет? Что именно означает «срочно»? Какой отчет вы должны отправить в первую очередь?

Выброс этих пунктов из головы и занесение их в список дел приносит облегчение, но ненадолго. Просто потому, что неполноценная система не является надежной. А если вы не можете доверять системе, которую используете, вы, скорее всего, вернетесь к старым привычкам и продолжите хранить задачи и идеи повсюду.

Скорее всего, ваш текущий рабочий процесс включает в себя как аналоговые, так и цифровые инструменты, среди которых могут быть блокноты, приложения для выполнения дел, приложения для ведения заметок, облачные хранилища и даже ваш бездонный почтовый ящик. Использование нескольких инструментов для управления рабочим процессом приводит к сильному фрагментированию рабочего процесса.

Эти проблемы усугубляются с каждой новой переменной. Вы выполняете меньше задач и перемещаете больше пунктов в список невыполненных. На следующий день вы добавляете новые задачи, и список растет, вместо того чтобы сокращаться. Как писал Ницше, «если долго смотреть в бездну, то бездна смотрит в ответ».

Этот порочный круг является общей проблемой для многих пользователей — мы создаем бессмысленные списки, полные неоднозначных задач, которые редко доходят до конца. GTD не будет работать для вас, если вы не научитесь отбрасывать этот «менталитет дел» и намеренно подходить к своей работе и личной жизни.

Наконец, не стоит забывать, что Getting Things Done® — это инвестиция на всю жизнь. Для того чтобы увидеть долгосрочный эффект, требуется приверженность — подстригать траву, поливать растения, удобрять почву. Отношение к вашей начинающей системе GTD как к «еще одному списку дел» противоречит цели.

Но мы здесь, чтобы помочь вам исправить это! 🥳

🛠️ Как сделать так, чтобы система Getting Things Done работала на вас

1. Выбросьте все из головы и доверьтесь системе

Знаете ли вы, что популярная мантра «доверяй процессу» пришла из мира профессионального спорта? Она была придумана в 2013 году генеральным менеджером «Филадельфии 76es» Сэмом Хинки, который упомянул ее журналистам, чтобы описать новую стратегию своей команды.

💬 «Мы много говорим о процессе — не о результате — и пытаемся последовательно получать всю лучшую информацию, какую только можно, и последовательно принимать правильные решения. Иногда они работают, иногда нет, но вы все их переоцениваете».

Если вы хотите, чтобы GTD работал на вас, вам нужно доверять процессу и доверять системе. Это нелегко. Когда вы не можете обрабатывать информацию достаточно быстро, вы начинаете переключаться между инструментами, которые оказываются рядом — блокнотами, записями на листочках или приложениями для ведения заметок.

Вся цель GTD — стать вашим единым источником правды (ЕИП). Независимо от того, рабочие или личные дела вы хотите вести, у вас должна быть ОДНА система для управления всеми вашими заметками, следующими действиями, идеями, мыслями, наблюдениями и напоминаниями. 

И именно здесь на помощь приходит Taskade! 

Taskade — это платформа для управления проектами и задачами, которая облегчает сбор, организацию и обработку всех ваших элементов GTD. Taskade позволяет хранить заметки, задачи, проекты, напоминания и документы в одном месте, так что вам не придется тратить время на переключение между приложениями.

Многие люди отказываются от GTD, потому что слишком много сложностей возникает при сборе информации. Taskade позволяет просматривать и добавлять элементы в рабочий процесс GTD на настольных компьютерах (Mac, Windows), мобильных устройствах (iOS, Android) и в веб-браузере, и все это с безопасной синхронизацией в реальном времени через облако.

2. Создавайте контекстно-насыщенные, кусочно-размерные следующие действия

Возможность действий — ключевой момент в Getting Things Done®. Но как сделать большие и сложные проекты, такие как «запустить успешное приложение», «изучить программирование» или «привести себя в форму», выполнимыми, а не пугающими? Вы можете использовать силу конспектирования, чтобы разбить эти камни в гальку!

Не слышали о конспектировании? В двух словах, конспектирование — это процесс создания иерархических списков, содержащих все, о чем вы думаете или над чем работаете. Конспект позволяет вам разбить сложные задачи или проекты на более мелкие, более управляемые части и легко увидеть все движущиеся детали.

Конспектирование больших и малых проектов поможет вам создать точные и контекстные последующие действия. Это также даст вам четко определенные отправные точки для всех задач, над которыми вы работаете. Кроме того, задачи, разбитые на кусочки, меньше пугают, а значит, вы с меньшей вероятностью будете откладывать их выполнение.

💬 «Наличие осмысленной и четко поставленной задачи всегда побеждает силу воли. Если у вас нет силы воли, но нет необходимости использовать силу воли, это означает, что вы настроились на успех. Именно здесь вступает в игру организация письма и ведения заметок.»

— Сёнке Аренс, «Как делать умные заметки».

Всякий раз, когда вы добавляете элементы в свою систему GTD, вам нужно представлять основные задачи в виде серии выполнимых шагов, или, если хотите, подзадач, которые вы будете выполнять в последовательности. Возвращаясь к нашему примеру, вы можете легко разбить «запуск приложения» на следующие части:

  • 🛫 Подготовка к запуску
  • 🛩 Во время запуска
  • 🛬 После запуска

Но нашему списку все еще не хватает контекста. Taskade позволяет добавить глубину следующим действиям несколькими способами. Вы можете использовать #tags для категоризации пунктов или определения их приоритета, добавлять даты выполнения к пунктам, чувствительным ко времени, и даже загружать изображения и другие документы, чтобы увидеть все ресурсы в одном месте.

3. Скорректируйте свои рабочие привычки и протестируйте GTD, прежде чем приступать к работе в полном объеме

У каждого из нас есть несколько положительных рабочих привычек. Но, скорее всего, у вас есть и изрядная доля плохих привычек, которые стоят между вами и эффективной системой GTD. Это может быть что угодно: неорганизованность, откладывание дел на потом или затягивание при малейшем намеке на сопротивление. 

Если вы хотите, чтобы ГТД прижилась, вам нужно заменить эти вредные привычки новыми, которые помогут вам развивать вашу систему. Прелесть формирования привычек заключается в том, что небольшие изменения со временем усугубляются и значительно облегчают внедрение улучшений в другие аспекты вашей жизни.

Когда люди укрепляли свои мышцы силы воли в одной части своей жизни — в тренажерном зале или в программе управления деньгами — эта сила распространялась на то, что они ели или как усердно работали. Как только сила воли становилась сильнее, она затрагивала все».

—Чарльз Духигг, «Сила привычки».

Не уверены, с чего начать? Сосредоточьтесь на наиболее проблемных областях GTD, таких как ежедневное ведение заметок и еженедельные обзоры. Вы можете создать повторяющиеся задачи в Taskade, чтобы напоминать вам, когда пора сесть и пересмотреть свою систему или наполнить «Входящие» новыми, интересными идеями.

Но это еще не все. Если вы новичок в GTD, попытка справиться со всеми делами в жизни и всеми рабочими обязанностями может оказаться слишком сложной. Независимо от того, насколько вы организованы или насколько хороша ваша программа управления задачами (не указываю пальцем!), вам необходимо провести некоторые полевые испытания.

Не набрасывайтесь на GTD так, как будто от этого зависит ваша жизнь. Мы рекомендуем вам придерживаться вашего текущего распорядка дня, одновременно создавая систему GTD в фоновом режиме. Продолжайте читать и перечитывать книгу, выделяя отрывки, и внедряйте GTD постепенно. 

Например, вы можете создать новую папку в Taskade и начать строить систему GTD отдельно от остального рабочего процесса. Как только вы создадите основу, вы сможете начать наполнять свою папку задачами и идеями, связанными с одним небольшим проектом.

Создание системы GTD в фоновом режиме поможет вам провести A/B-тестирование системы, не вмешиваясь в то, как вы сейчас выполняете работу. Это также упростит латание дыр, поскольку вы будете постоянно возвращаться к книге и внедрять новые механики Getting Things Done®.

🐑 Напутственные слова

Getting Things Done® — это мощная система повышения продуктивности, которая поможет вам вернуть контроль над личной и профессиональной жизнью. И это при условии, что вы готовы потратить время и усилия на то, чтобы все правильно организовать и использовать систему каждый день.

Не волнуйтесь, если вы прочитали книгу, сделали заметки, но все еще есть вещи, которые вы не поняли или не применили. Применяйте GTD по одному кусочку за раз. В конце концов, цель состоит в том, чтобы использовать Getting Things Done® в соответствии с рекламой: чтобы убрать стресс из вашей жизни.

Чтобы облегчить вам работу, мы создали простой шаблон Getting Things Done, который вы можете использовать бесплатно. Добавьте шаблон в свое рабочее пространство Taskade, настройте его и начните выполнять дела уже сегодня. Вы также можете поделиться шаблоном со своей командой для совместной работы над рабочим процессом GTD.

Понравилась эта статья? Мы затронули много тем о личной продуктивности и эффективном управлении задачами. Вот несколько похожих статей, с которыми вы можете ознакомиться далее.

  1. 🌐 Почему распределенным командам нужны рабочие процессы GTD
  2. ✔️ Сила контрольных списков и манифест контрольных списков Атула Гаванде
  3. 🧘♂️ Как уменьшить переключение контекста и достичь состояния потока

🔗 Ресурсы

  1. https://gettingthingsdone.com/

Оцените статью
Procodings.ru
Добавить комментарий