Недавно я получил предложение стать менеджером по разработке программного обеспечения и решил прочитать пару книг на эту тему, чтобы лучше подготовиться к своей новой роли.
Я делюсь своими необработанными заметками (в основном взятыми из книги) после прочтения первой книги, “First-Time Manager”. Я пропустил несколько глав ради экономии времени и применимости в моей текущей ситуации, но 90% книги кратко изложено ниже.
Я надеюсь, что это поможет другим, так как это отличные “конспекты”, или это может вдохновить вас приобрести книгу или нет.
- Начало
- Укрепление доверия и уверенности
- Покажите свою признательность
- Быть активным слушателем
- Работа нового менеджера и подводные камни, которых следует избегать
- Общение с начальством
- Выбор собственного стиля управления
- Построение динамики команды
- Управление и лидерство
- Управление проблемными сотрудниками
- Управление изменениями: Борьба с сопротивлением
- Никаких секретов
- Человеческие ресурсы
- Лояльность
- Мотивация
- Понимание склонности к риску
- Поощрение инициативы и инноваций
- Улучшение результатов
- Разрыв поколений
- Управление удаленными сотрудниками
- Проведение обзоров эффективности
- Развитие позитивного самовосприятия
- Управление временем
- Письменное слово
- Делегирование
- Чувство юмора
- Управление, участие и руководство совещаниями
Начало
- Воздержитесь от немедленного внесения изменений в метод работы. Будьте терпеливы. Если вы это сделаете, на вас будут обижаться (это может быть истолковано как высокомерие и оскорбление предшественника).
- Если и когда изменения необходимы, сообщите всем заранее, что и почему (Не обязательно все детали). Оставаться в неведении еще более неприятно.
- Отвечайте на вопросы как можно более честно. Не бойтесь говорить “я не знаю”.
- Суждение о том, что следует раскрывать, а что нет, является частью работы менеджера.
- Ваши непосредственные подчиненные могут сказать о вашем будущем больше, чем ваши начальники, поэтому убедитесь, что вы хорошо с ними общаетесь.
- О вас будут судить по тому, насколько хорошо работает ваша команда, какие результаты приносит ваша команда, поэтому люди, которые сейчас работают на вас, – самые важные люди в вашей деловой жизни.
- Использование полномочий – вот где большинство новых руководителей допускают ошибки.
- Относитесь к авторитету новой должности так же, как к ограниченному запасу. Чем меньше раз вы воспользуетесь им, тем большее влияние он окажет, когда понадобится.
- Самым важным побочным продуктом более мягкого подхода является то, что вы не создаете негативный имидж.
- В течение первых 60 дней вы должны провести беседу один на один с каждым из тех, кем вы управляете. Не делайте этого в первую неделю или около того. Дайте своим сотрудникам возможность привыкнуть к вашему присутствию. Если это сделать слишком рано, вы можете перегрузить или запугать членов своей команды.
- Когда вы встретитесь с ними, сделайте это неторопливой беседой обо всем, что у них на уме. Не говорите больше, чем нужно. Эта первая беседа не предназначена для внешнего общения; она призвана открыть линии связи от них к вам.
- Личные проблемы сотрудников важны, но предпочтительнее ограничить обсуждение темами, связанными с работой (избегайте давать личные советы, вы не компетентны!).
- Важно, чтобы вы проявили искренний интерес к их проблемам и узнали об их амбициях в компании. Задавайте вопросы, которые расширят их точку зрения. Нельзя подделывать искренний интерес к другим; вы делаете это потому, что вам небезразлично благополучие сотрудника.
- Если вы поможете сотрудникам достичь их целей, они будут работать более продуктивно, и еще важнее, чтобы они видели, что продвигаются к своим целям.
- Ваша цель в первых беседах – дать понять членам вашей команды, что вы заботитесь о них как о личностях и можете помочь им в достижении целей.
- Дайте им понять, что по возможности вы хотите помочь им решить проблемы, с которыми они сталкиваются в своей работе.
- Хорошее эмпирическое правило – не иметь больше прямых подчиненных, чем вы можете встретиться (один на один) раз в неделю.
- Не допускайте, чтобы встречи один на один с членами команды срывались. Если они знают, что будут встречаться с вами каждую неделю, они смогут откладывать дела, которые им нужно обсудить, до этой встречи.
- Если не проводить специальных встреч, то будет гораздо больше случайных контактов, которые не способствуют принятию продуманных решений, и больше вопросов будет вынесено на ваше рассмотрение, чем необходимо. Ваша команда может найти способы решить вопросы самостоятельно в перерывах между встречами.
- Если у вас плохое настроение, нет ничего плохого в том, чтобы сказать сотруднику: “Слушай, у меня сегодня действительно не самое лучшее настроение. Если я выгляжу немного раздраженным, надеюсь, вы меня простите”. Лучше рассказать о том, что вы рассеяны, чем рисковать тем, что член команды подумает, что именно он является причиной вашего поведения.
- Вы должны прилагать усилия, чтобы быть ровным, но не будьте человеком, который маскирует все свои чувства.
- Сохраняйте спокойствие в любое время. Всегда сохраняйте спокойствие, даже в тревожных ситуациях. Вы будете мыслить более ясно и сможете лучше справляться с трудными проблемами.
- Чтобы стать выдающимся руководителем, вы должны заботиться о людях. Если вам нравится их общество и вы уважаете их чувства, вы будете гораздо эффективнее, чем руководитель, ориентированный на выполнение задач.
Укрепление доверия и уверенности
- Одна из ваших главных целей – это развитие доверия и уверенности ваших сотрудников не только в своих силах, но и в их мнении о вас. Они должны быть уверены, что вы компетентны и справедливы.
- Завоевать доверие сотрудников непросто. Ваша цель – помочь им выработать модель успеха.
- Ваша задача как руководителя – давать членам команды задания, в которых они могут преуспеть.
- Иногда сотрудник выполняет задание неправильно или просто не справляется с ним. Внимательно относитесь к таким ситуациям, они оказывают большое влияние на их уверенность в себе.
- Никогда не исправляйте их в присутствии других (Хвалите публично, критикуйте наедине).
- Даже когда вы обсуждаете ошибку наедине, ваша задача – научить человека осознавать природу проблемы, чтобы ошибка не повторялась. Ваше отношение к ошибкам будет говорить громче, чем слова, которые вы используете.
- Ваши высказывания должны быть направлены на исправление недопонимания, которое привело к ошибке, а не на какое-либо личное осуждение. Никогда не говорите и не делайте ничего, что заставит сотрудника почувствовать себя неполноценным. Вы хотите укрепить доверие, а не разрушить его.
- Проанализируйте ошибку, исходя из того, что пошло не так, где произошло недопонимание, и двигайтесь дальше.
- Будьте осторожны с похвалой на публике. Это может заставить человека чувствовать себя неловко, а другие могут отреагировать негативно. Узнайте свою команду и то, как они могут это воспринять (если нормально, то это может стать поднятием боевого духа для всей команды), прежде чем слепо хвалить публично. Вы всегда можете похвалить в частном порядке того человека, который это получает. “Хвалить публично или приватно”
- Позволяйте членам команды вносить свой вклад в процесс принятия решений, которые их касаются.
- Запрашивайте идеи о том, как лучше всего внедрить новую идею в повседневную работу.
- Если вы получаете предложения, которые не можете реализовать, разумно будет кратко объяснить, почему вы не будете двигаться в этом направлении, и при этом не критикуйте совет или человека.
- Не требуйте и не ожидайте совершенства. Это не способствует продуктивности.
- Создайте доверительную обстановку
- Допускайте ошибки и помогайте людям видеть свои ошибки, хвалите и признавайте, вовлекайте других в процесс принятия решений и избегайте перфекционизма.
- Вы можете поделиться с членами своей команды видением организации и отдела. Это даст им четкое представление о том, каковы цели и как они помогают их достичь.
- Вы можете давать людям четкие указания. Это показывает, что вы знаете, что делаете, и следите за тем, чтобы все шло по плану.
- Вы можете поделиться примерами того, как вы добились успеха и какие ошибки допустили. Это способствует установлению взаимопонимания и делает вас реальным для команды.
- Вы можете поговорить с каждым членом команды, чтобы узнать, чего каждый из них хочет от работы. Это продемонстрирует, что вам действительно не все равно и вы серьезно настроены помочь им в профессиональном росте.
Покажите свою признательность
- Выражайте признательность!
- Похвала дает сотрудникам понять, что их работа важна.
- Похвала занимает одну секунду и ничего не стоит.
- Когда хвалите:
- Будьте конкретны – чтобы поведение можно было повторить.
- Описывайте последствия – как это вписывается в общую картину.
- Не переусердствуйте – слишком много положительной обратной связи снижает ее ценность.
- Когда вы хвалите, опишите поведение, действие или работу, которые заслуживают этого, а затем опишите, почему они заслуживают вашей признательности, и влияние вклада на бизнес.
Быть активным слушателем
- Успешное управление – это умение активно слушать, что означает дать собеседнику понять, что он был услышан. Для этого необходимо вовлекаться в разговор, делать уточняющие заявления, задавать вопросы, резюмировать услышанное и использовать соответствующие визуальные и голосовые подсказки.
- Большинство людей плохо умеют активно слушать, но со временем этот навык можно развить.
- Чем больше вы слушаете, тем более успешным вы будете.
- Слушайте в два раза больше, чем говорите
- Больше слушая, вы получаете больше знаний и информации, на основе которых потом принимаете лучшие решения.
- Если вы хотите, чтобы о вас думали как о блестящем менеджере, будьте активным слушателем.
- Активные слушатели побуждают собеседника говорить.
- Когда активные слушатели наконец заговаривают, они не переводят разговор на себя. Они продолжают линию общения другого человека.
- Если вам в голову приходят другие мысли, прервите разговор, чтобы записать их, и вы сможете перефокусироваться и вернуться к слушанию. Дайте собеседнику понять, что у вас в голове есть идея, которая мешает вам слушать его полностью.
- Хорошо поставленный комментарий показывает, что вы слушаете:
- “Это интересно”
- “Расскажите мне больше”
- “Как вы думаете, почему она так сказала?”
- “Почему вы так себя почувствовали?”
- Вершиной активного слушания является повторение того, что вы услышали: “Позвольте мне проверить, понял ли я, что вы сказали”.
- Когда вам нужно завершить разговор, попробуйте одну из этих фраз:
- Я благодарен вам за то, что вы пришли
- Было приятно поговорить с вами
- Вы дали мне много пищи для размышления
- Позвольте мне немного подумать и вернуться к вам.
- Вы также можете использовать язык тела, чтобы помочь, например, собрать бумаги, положить руку на телефон или переключить свое тело на что-то другое.
- Очень важно распознавать это прекращение замечаний в общении с другими людьми.
- Людям нравится находиться рядом с тем, кто проявляет к ним искренний интерес. Будьте таким человеком!
Работа нового менеджера и подводные камни, которых следует избегать
- В качестве менеджера вам придется играть множество ролей – тренера, разработчика стандартов, оценщика эффективности, учителя, мотиватора, визионера и так далее. Вы выбираете подходящую роль в зависимости от ситуации и целей, которые вы хотите достичь.
- Совет “Просто будь собой” – не самая лучшая идея, он помешает вам использовать различные роли, которые сделают вас успешным и эффективным менеджером.
- Большинство экспертов согласны с тем, что у менеджеров есть определенные основные обязанности, независимо от того, где они работают или кто на них работает:
- Наем – Поиск людей, обладающих навыками или потенциальными навыками, а также приверженностью и уверенностью в себе, чтобы преуспеть в работе.
- Общение – обмен информацией о видении, целях и задачах организации, о том, что происходит в отделе, подразделении, группе или бизнес-сообществе.
- Планирование – принятие решений о том, какую работу необходимо выполнить для достижения целей вашего отдела, что, в свою очередь, будет способствовать достижению целей организации.
- Организация – Определение ресурсов, необходимых для выполнения каждой работы или проекта, и решение, кто из сотрудников чем занимается.
- Обучение – оценка уровня квалификации каждого из ваших сотрудников для определения пробелов в навыках, а затем предоставление возможностей для обучения, чтобы устранить эти пробелы.
- Контроль – Убедитесь, что работа выполняется и каждый из ваших сотрудников успешно справляется с проектами и заданиями.
- Оценка – оценка работы отдельных членов команды, предоставление им ценной обратной связи и сравнение их работы с уровнями, необходимыми для успешной работы данного сотрудника и команды.
- Увольнение – удаление из команды людей, которые не в состоянии внести вклад, необходимый для успеха их самих или команды.
- Уделяйте полное внимание потребностям людей в вашей зоне ответственности. Подлинная забота – это признак силы, а не слабости. Беспокойство должно быть искренним, его нельзя подделать.
- Подлинная забота означает заботу о том, чтобы перед вашими сотрудниками ставились правильные задачи, чтобы их должным образом отмечали, чтобы их вознаграждали, когда они хорошо работают, и чтобы они получали точную и своевременную обратную связь о своей работе.
- Члены вашей команды смотрят на вас как на лидера. Вы выступаете в роли переводчика для сотрудников, поскольку являетесь основным источником информации о более широких стратегиях и целях организации.
- К подводным камням работы менеджера относятся:
- Чрезмерное вовлечение в работу команды. Когда вы управляете большим количеством людей, невозможно быть вовлеченным во все аспекты работы, которую они выполняют, поэтому сейчас нужно отвлечься от деталей каждой задачи и сосредоточиться на общем проекте.
- Думать, что работа, которую вы делали раньше, а теперь выполняет кто-то другой, важнее другой работы.
- Не засучивать рукава в “кризисное” время. Обязательно помогайте им.
- Делегирование ответственности без полномочий
Общение с начальством
- Поддерживайте решения, даже если вы с ними не согласны.
- Информируйте руководителя о своих планах, действиях и проектах.
- Будьте внимательны ко времени руководителя и старайтесь назначать встречи и совещания в удобное для него время.
- Будьте хорошо подготовлены. Излагайте свои доводы и опасения логично и объективно, приводите примеры и факты, подтверждающие ваши слова.
- Будьте готовы выслушать точку зрения вашего руководителя. Возможно, у вашего руководителя есть опыт или информация, которой вам не хватает и которая привела вас к другому выводу.
- Знайте предпочтения вашего менеджера:
- Как они обрабатывают информацию (устно, письменно, графически, в презентациях).
- Уровень детализации, который они предпочитают (обширный, обзоры и резюме, крупные концепции).
- Их уровень оперативности, то есть насколько он заинтересован в том, чтобы получить всю последнюю информацию сразу или предпочитает, чтобы новая информация была представлена после ее обдумывания (хочет получить новую информацию сразу, предпочитает, чтобы вы обработали и обдумали информацию, прежде чем поделиться ею с ними, предпочитает получать информацию в обычное время в течение дня или недели).
- Темы, которые их интересуют, и темы, которые их мало интересуют. (что их увлекает, что их не интересует, что заставляет их отказаться от участия).
Выбор собственного стиля управления
- Автократический – Указывает другим, что делать, и постоянно пользуется властью
- Дипломатический – вовлекает других в процесс и использует власть разумно
- Как руководитель, вы должны использовать “осознанный подход” при выборе подходящего стиля управления. Чтобы быть осведомленным, вы должны использовать правильное количество контроля и поощрения для каждого из ваших сотрудников. Некоторым сотрудникам нужно много, некоторым – мало, а некоторые находятся посередине.
- Контроль – это:
- Говорить сотрудникам, что делать
- Показывать им, как это делать
- Следить за тем, чтобы работа была выполнена.
- Поощрение – это:
- Мотивация
- Слушать
- создание помех, чтобы сотрудники могли делать то, что от них ожидают.
- Было бы полезно оценить различные типы сотрудников в вашей команде на основе того, над чем они работают в настоящее время, понимая, что они могут меняться в зависимости от ситуации:
- Тип А – Очень мотивирован на хорошую работу, но не имеет навыков или знаний для достижения успеха (Нуждается в контроле с вашей стороны)
- Тип В – Потерял мотивацию, но имеет навыки для выполнения работы (Нуждается в большом количестве поощрений с вашей стороны)
- Тип C – Выполняет работу очень хорошо и также мотивирован (Нуждается в небольшом контроле и поощрении)
- Тип D – Не хватает как способностей, так и желания работать (Нуждается в большом количестве контроля и поощрения)
- Тип E – обладает средним уровнем мастерства и мотивации (нуждается в среднем количестве контроля и поощрения).
- Ни один стиль управления не подходит всегда. Ситуация и человек должны диктовать стиль, который вы примените к члену команды.
- Вам может понадобиться быть более директивным, чем обычно, если речь идет о срочных работах в короткие сроки, для которых недопустимы абсолютно никакие дефекты.
- В других случаях вам может потребоваться больше свободы действий, чтобы добиться консенсуса в команде.
Построение динамики команды
- Динамика команды – это готовность и способность работать независимо, когда члены команды должны полагаться на других членов команды для выполнения своей работы или достижения целей команды.
- Менеджер больше не может быть экспертом. У них есть члены команды, которые обладают гораздо большим опытом, чем они. В таких случаях нельзя указывать людям, что им делать, а следует поддерживать и направлять их, позволяя им самим придумывать ответы, связанные с работой.
- Если вы хотите, чтобы ваша команда добилась успеха и работала на самом высоком уровне, вам необходимо создать командную динамику, которая включает в себя следующие 6 факторов:
- Открытое общение – Команда, которая с энтузиазмом относится к своей задаче, очень позитивна.
- Наделение полномочиями – Предоставление членам команды права принимать решения, касающиеся выполняемой ими работы (в определенных границах времени, денег, выбора и т.д.) – Предоставив команде право принимать решения, вы заметите, что появляется уверенность, товарищество и ощущение силы.
- Четкие роли и обязанности – члены команды знают, что ожидается от них и от других.
- Ясность целей – Убедитесь, что все знают цели как вашей команды, так и организации. Цель вашей команды – это “формулировка цели”, которая описывает, какой вклад ваша команда или проект вносит в достижение общей цели. Преимущества включают в себя:
- Это позволяет людям принимать больше собственных решений,
- Меньше вопросов придется передавать вам для решения.
- Решения будут приниматься быстрее
- Организация будет более гибкой и быстрее адаптируется к изменениям
- Организация будет более эффективной
- Эффективный лидер – Чтобы создать эффективную командную динамику, делайте следующее:
- Ставьте четкие цели для каждого члена команды и для всей команды
- Давать четкие указания тем, кто в них нуждается
- Делитесь примерами и опытом своих личных успехов и ошибок, чтобы быть ближе к команде.
- В разговорах с командой делайте акцент на позитиве, а не на негативе.
- Постоянно давайте обратную связь каждому члену команды и всей команде – как позитивную, так и конструктивную
- Используйте небольшие успехи для укрепления сплоченности команды
- Практикуйте то, что вы говорите
- Выражайте свою признательность и признательность организации через поощрения, если таковые имеются
- Развивайте конструктивные отношения – вы и команда работаете вместе для достижения одних и тех же целей.
- Добивайтесь перемен к лучшему, поощряя творчество и инновации
- Поощряйте уверенность в себе и профессиональное развитие
- Поощряйте членов команды высказывать свою точку зрения во время конфликта и делитесь с ними своей.
- Помогите команде осознать свою связь с организацией, клиентами и обществом в целом.
- Система поощрения и подотчетности как для отдельных членов команды, так и для всей команды.
Управление и лидерство
- Как менеджер вы должны и управлять, и руководить, но очень важно знать разницу. Управление – это контроль, а лидерство – это вдохновение.
- Управление
- В большей степени направлено сверху вниз и директивно
- Более структурированный
- Сосредоточено на методах
- Более директивный
- Больше сосредоточено на исправлении
- Определяет методы
- Лидерство
- Более восходящее и партисипативное
- Менее структурированное
- Фокусируется на исключениях
- Больше динамики коучинга
- Больше внимания уделяется утверждению
- Устанавливает цели, а затем позволяет членам команды определять методы их достижения
Управление проблемными сотрудниками
- Нет ничего плохого в реабилитации непродуктивного сотрудника, если это делается с полным пониманием всех участников процесса.
- Вы будете гораздо эффективнее как руководитель, если сможете решить свои собственные проблемы в своем отделе, а не перекладывать их на другой отдел.
Управление изменениями: Борьба с сопротивлением
- Будьте готовы принять изменения и стать их сторонником, а также принять и поддержать изменения, с которыми вы можете быть не согласны.
Никаких секретов
- Команда может получить дезинформацию или предположить что-то неверное.
- Позволяет команде быть более самостоятельной и принимать правильные решения самостоятельно (расширяет возможности).
- Вы будете пользоваться большим доверием, своевременно делясь точной информацией. Команда будет воспринимать вас как надежный источник информации
- Менеджер обязан убедиться, что факты и восприятие в основном совпадают, потому что люди действуют в соответствии со своим восприятием фактов.
- Не вся информация обязательно должна быть доведена до сведения команды, и менеджер должен определить, когда это необходимо.
- Надеюсь, мы наняли членов команды, которые способны проявлять инициативу и принимать собственные решения.
- Если люди ничего не знают, они что-то предполагают
- Лучше сообщать слишком много, чем слишком мало
Человеческие ресурсы
- Установите хорошие рабочие отношения с отделом кадров. Они могут стать самым большим союзником.
- HR может помочь в вопросах (найма, коучинга, обучения и развития, программ помощи сотрудникам, льгот, начисления заработной платы, дисциплинарных процедур, продвижения по службе, оценки работы, работы с трудными начальниками, увольнения и всех юридических вопросов, связанных с управлением).
- Иногда начинающих менеджеров исключают из процесса найма, что является ошибкой; они должны, по крайней мере, участвовать в этом процессе, чтобы развить навыки найма.
- Менеджеры гораздо больше заинтересованы в успехе тех, кого они выбрали, чем тех, кого отобрали для них, а затем назначили.
- HR в состоянии помочь, когда нам нужны люди из других областей компании для подбора необходимого нам персонала.
Лояльность
- Часто лучше дарить свою лояльность до тех пор, пока не будет доказано, что она не заслужена.
- Менеджер, который является циником, – плохой пример для подражания и не будет вдохновлять свою команду.
- Не мусорьте людей, которыми вы руководите
- Не мусорьте компанию
- Если компания не заслуживает вашей преданности, значит, пришло время двигаться дальше.
Мотивация
- Добейтесь того, чтобы люди хотели делать то, что нужно делать, добровольно, а не по принуждению.
- Выясните, что мотивирует команду, и объедините эти мотивы с потребностями организации, а затем создайте среду, в которой команда сможет добиться успеха.
- Способы выяснения мотивации людей (наблюдение за поведением, знакомство с ними в течение нескольких месяцев, заполнение опроса или анкеты или просто спросить их).
- Основная обязанность менеджера – изменить чувства членов команды с “должен” на “хочу”.
- Необходимо знать, как люди реагируют и на что?
- Будьте внимательны к тому, чем делятся члены команды.
- Всегда ищите способы совместить интересы и стремления членов вашей команды с потребностями организации (dovetailing).
- Вопросы, которые следует задать?
- Каковы ваши профессиональные цели?
- Чем вы хотите заниматься через три года?
- Вопросы, которые следует задать?
- Будьте внимательны к возможностям согласовать эти личные устремления с тем, чего должна достичь организация.
Понимание склонности к риску
- Коэффициенты риска (RQ) могут помочь вам стать лучшим менеджером, поскольку дают вам представление о том, как вы можете соотноситься с другими людьми.
- Понимание RQ вашей команды может помочь вам рассмотреть, какие задачи давать конкретным членам команды и как структурировать команды.
- RQ ситуативен и меняется в зависимости от успехов, неудач и других событий.
- Не существует идеальной или предпочтительной склонности к риску (средний показатель составляет около 6,5).
- Цель менеджера – осознать это, чтобы иметь более полное представление о том, как общаться с членами команды, мотивировать их и использовать их таланты.
- Можно задать следующий вопрос… Какая информация будет для вас наиболее важной, когда я представлю вам новую возможность? У меня нет ничего конкретного на примете, но я просто хочу быть готовым на случай, если что-то появится.
Поощрение инициативы и инноваций
- Вы и ваша команда не добьетесь успеха, если создадите структуру, в которой все решения принимаете вы.
- Вопрос: Как вы отреагируете, если член команды примет плохое и дорогостоящее решение от вашего имени, не имея достаточной информации? (Помните, мы учим нашу команду проявлять инициативу и уметь принимать решения самостоятельно). Чтобы ваша команда была гибкой и эффективной, не забывайте о долгосрочной перспективе. Это даст понять, что вы серьезно относитесь к расширению возможностей своих сотрудников. 1. Рассмотрите обстоятельства ситуации с вовлеченным членом(ами) команды 2. Не будьте критичны 3. Объясните, что ваша цель – убедиться, что все извлекут уроки из этого опыта и что ошибка не повторится. 4. Подведите разговор к тому, что можно сделать по-другому в следующий раз, чтобы добиться лучшего результата 5. Дайте понять, что, хотя члены команды не могут позволить себе повторить ту же ошибку, вы цените их готовность проявить инициативу и хотите поощрить их продолжать в том же духе.
- Объясните ситуацию своему руководителю, чтобы он понял общую картину, стоящую за неудачным результатом. Подчеркните, что член команды сделал то, о чем его просили, и что вы извлекли из этой ситуации пользу для обучения. Хотя результат был нежелательным, он был вызван нестандартной ситуацией и является частью помощи в развитии члена команды.
- Каждый раз, когда вы находите новый способ что-то сделать, вы проявляете новаторство.
- Инновации связаны с риском, а хорошие результаты не всегда гарантированы. Поэтому важно вознаграждать как усилия, так и результат.
- Как и в приведенном выше обзоре, в контексте новаторства завершите работу, сообщив члену команды, что, несмотря на то, что в этот раз результат оказался не таким успешным, как хотелось бы, вы цените его готовность к новаторству и творчеству и хотите поощрить его к дальнейшей работе.
- Именно то, как вы реагируете на негативные или менее успешные результаты, будет определять климат для инноваций в организации.
Улучшение результатов
- Большая часть ответственности заключается в поиске способов делать вещи лучше, быстрее, дешевле и эффективнее, и вы должны быть успешными гораздо чаще, чем нет. Необходимо помнить о возможностях и хорошо их реализовывать.
- Нужно разумно рисковать (Книга: “Сила риска”), чтобы как можно чаще быть успешным. Секрет в том, чтобы умело направлять риск – усилия, инициативу, идею, процесс – к успешному результату.
- Оценивая риск, вы практикуете хорошую умственную дисциплину.
- Определение риска
- Будьте ясны и конкретны в определении риска на основе имеющейся информации.
- Оценка вероятных результатов
- Определите диапазон результатов и шансы каждого из них (не усложняйте) – лучший, средний и худший случаи.
- Повышение шансов на успех
- POSEM – “меры по повышению вероятности успеха” – любые усилия, которые могут повысить шансы на желательный исход или снизить шансы на нежелательный исход (наем успешных кандидатов, инвестиции в маркетинговые исследования, стратегические партнерства).
- Задавайте себе вопросы “что, если…” и мыслите нестандартно, чтобы мыслить широко.
- Многие POSEM предполагают проведение исследований
- Обновление оценки вероятных результатов
- Отражение % исхода в случае применения POSEMs
- Проведение проверки на случай катастрофы
- Сможете ли вы жить при наихудшем сценарии?
- Принятие решения и дальнейшие действия
- Независимо от того, реализуете вы идею или нет, вы принимаете решение с уверенностью, основываясь на проведенной вами оценке рисков.
- Определение риска
Разрыв поколений
- Ваша задача – продать своим сотрудникам концепцию, что им всем повезло, что вы у них есть.
- Не пытайтесь симулировать ответ. Просто признайтесь в этом и дайте человеку понять, что вы с ним свяжетесь. “Хороший вопрос, я не знаю ответа, но я узнаю и перезвоню вам”.
- Если сотрудник приносит вам проблему, вы можете ответить: “У вас есть рекомендация?” или “Как вы думаете, что нужно сделать?”, если у человека, пришедшего к вам, есть здравый смысл.
- Быть наставником просто означает, что вы принимаете во внимание профессиональный рост сотрудников, когда руководите ими, и делаете все возможное, чтобы способствовать этому росту.
- Один стиль руководства не подходит всем. Эффективный лидер должен знать и учитывать уникальные особенности каждого сотрудника.
- Будьте осторожны и не принимайте наставничество за дружбу. Вы не являетесь их “лучшим приятелем”.
- Когда вы берете на себя роль руководителя, есть определенное преимущество в том, чтобы ознакомиться с оценками работы ваших непосредственных подчиненных, но не забывайте о непредвзятости.
Управление удаленными сотрудниками
- Относитесь к удаленным сотрудникам так же, как и к сотрудникам, работающим на месте.
- Используйте все средства коммуникации, отдавая предпочтение видеосвязи, поскольку она обеспечивает лучшее взаимодействие.
- Проводите еженедельные встречи один на один.
- Вам необходимо четко сформулировать ожидания, чтобы члены вашей удаленной команды знали, что от них ожидается.
- Цели производительности
- Требования к отчетности
- Доступность – их и ваша
- Время реагирования – их и ваше
- Рабочие часы в неделю
- Для удаленных команд необходима абсолютная ясность результатов и графиков – то есть, что они должны сделать и когда они должны это сделать.
Проведение обзоров эффективности
- Обязанности менеджера
- Ставить цели и задачи, чтобы сотрудники знали, что от них ожидается
- Проводить обучение и коучинг, чтобы помочь сотрудникам добиться успеха
- Обеспечить постоянную обратную связь по вопросам производительности
- Подготовить документы для проведения аттестации
- своевременно провести аттестацию
- Понять и донести до сотрудников важность проверки
-
Будьте внимательны и основывайте анализ на результатах работы сотрудника, а не на своем собственном отношении.
-
Оценка работы на основе:
-
Объемы или уровень производства
-
Тщательность
-
Точность (или количество ошибок)
-
Инициатива/самостоятельный старт
-
Отношение
-
Способность к обучению
-
Сотрудничество/способность эффективно работать с другими
-
Посещаемость и пунктуальность
-
Рейтинги:
-
От 80 до 100 баллов: Выдающийся
-
От 60 до 80 баллов: Похвально
-
от 50 до 60 баллов: Удовлетворительно
-
40-50 баллов: Требует улучшения
-
Менее 40 баллов: Неудовлетворительно
-
“У меня такое чувство, что вы были бы более эффективны, если бы проявляли больше инициативы”.
-
“Позвольте мне рассказать вам, как я пришел к такому выводу” лучше, чем “Вы ошибаетесь, и я расскажу вам, почему”.
-
Оценка работы имеет две задачи.
-
Дать сотруднику точную оценку того, как он работает.
-
Что более важно, вдохновить сотрудника на улучшение работы.
-
Всегда начинайте обзор производительности с пары положительных моментов.
-
Документация поможет прояснить спорные оценки, поэтому не забывайте постоянно документировать их в течение года
-
Если вы указываете сотрудникам, где их работа не соответствует ожиданиям, то вы также должны рассказать, как ее можно улучшить.
-
Составление повестки дня для аттестации. Вопросы, которые следует задать себе:
- Какие области работы или отношения этого сотрудника следует отметить?
- Какие области, не затронутые в служебной характеристике, вам необходимо упомянуть?
- Какие моменты, представляющие личный интерес для данного сотрудника, вам следует затронуть?
- Какие вопросы вы должны задать, чтобы вызвать обсуждение и мнения о работе?
- Как вы можете помочь этому сотруднику лучше выполнять свою работу? В каких областях этот сотрудник будет самомотивирован?
- Как вы можете дать понять этому сотруднику, что он важен для вас лично, а не только за выполненную работу?
- Как этот сотрудник вписывается в планы компании на будущее? Можно ли продвигать этого человека? Что вы можете сделать, чтобы помочь ей продвинуться?
-
Одностраничный инструмент для помощи в нескольких управленческих ситуациях.
- Разделите бумагу на 1/3 части с категориями “сильные стороны”, “области для улучшения” и “цели”.
-
Документируйте в течение всего периода обзора, чтобы избежать “эффекта ореола”, “эффекта рогов”, “эффекта недавности”, “эффекта строгости” и “центральной тенденции”.
Контрольный список для пост-обзора:
- Объяснил цель интервью
- Выяснили взгляды и чувства сотрудника относительно своей работы
- Позволил сотруднику говорить в основном самому
- Указывал, где сотрудник работает хорошо
- Предложил предложения по улучшению работы и попросил сотрудника внести свои предложения (при необходимости)
- Успокоить сотрудника, создав непринужденную обстановку
- Согласовали планы действий по улучшению работы (если необходимо)
- Установили временные рамки для улучшения работы (если необходимо).
Развитие позитивного самовосприятия
- Новые менеджеры часто испытывают трудности с принятием ответственности за ошибки людей, которые им подчиняются.
- Решите эту проблему, выстроив всю свою управленческую роль: Подберите лучших тренеров, разработайте лучшие механизмы внутреннего контроля, которые минимизируют ошибки и их последствия.
- Вам не нужно афишировать свои слабости. Это глупо; просто будьте готовы признаться себе в них и сделать все возможное для их исправления.
- Методы принятия решений: единоличный, совместный, делегированный и возвышенный (будьте гибкими в своем подходе, не придерживайтесь только одного).
-
Помимо руководства собственным примером, существует аутентичное лидерство, которое заключается в том, чтобы завоевать уважение своей команды, будучи настоящим и искренним, демонстрируя поведение, к которому вы стремитесь, и согласуя свои действия со своими заявлениями.
-
Посещайте занятия или тренинги компании, но будьте избирательны.
-
Будьте деликатны в своих высказываниях. Не говорите во всеуслышание о том, что вы делаете для достижения успеха. Очень немногие начальники будут спрашивать вас о том, что вы делаете для продвижения по службе, поэтому вы должны помочь им в этом.
-
Выработайте стиль общения, в котором есть доля недосказанности, чтобы другие не обижались, а вы не выглядели слишком напористым.
-
Один из лучших способов дать понять коллегам о своих способностях – развивать навыки презентации.
Управление временем
- Определение приоритетности задач
- Не позволяйте кажущимся срочными прерываниям убить ваш день или сосредоточиться на работе.
- Возможно, стоит объявить закрытый рабочий день, чтобы дать возможность сосредоточиться на работе.
- Необходимость размышлять. Дайте себе немного спокойного времени без отвлекающих факторов
- Советы по другим идеям управления временем
- Установите сроки
- Помните о разнице между чем-то важным и чем-то срочным.
- Ведите записи в течение недели или двух о том, как вы проводите время.
- Планируйте свой день
- Планируйте свою неделю
- Следуйте правилу 70/30 (планируйте не более 70% своего дня, остальную часть дня оставляйте незапланированной).
- Запланируйте время для отправки и ответа на телефонные звонки, чтения и отправки электронных писем, рабочего времени и т.д.
- Не ждите идеального момента, когда у вас будет подходящее настроение для работы над высокоприоритетным делом.
- Вознаграждайте себя, когда завершите одно из дел с приоритетом “А”.
- Выработайте привычку приходить вовремя. Появляйтесь на работе вовремя, сдавайте дела в срок и поощряйте своих сотрудников делать то же самое.
Письменное слово
- Когда вы пытаетесь донести свою точку зрения, попробуйте использовать историю. Истории имеют большую силу, чем даже хорошо обоснованные аргументы. Кроме того, они делают утверждения более запоминающимися.
Делегирование
- Очень важно, чтобы менеджеры научились делегировать полномочия.
- Делегируя больше полномочий, вы сможете меньше концентрироваться на выполнении задач и больше на управлении и руководстве.
- Делегирование – это не раздача, а скорее сгребание чего-то, что вы сейчас делаете, и передача этого одному из ваших сотрудников с целью развития его навыков и повышения эффективности вашей организации.
- Преимущества делегирования включают:
- Получение сотрудников, которые более вовлечены и мотивированы, потому что они приобретают новые навыки, развивают себя и более вовлечены в успех организации.
- Это экономически выгодно для организации, потому что теперь не только вы знаете, как что-то сделать, но и вы освобождаетесь для других дел, которые лучше используют ваше время и таланты.
- Это может помочь вам расширить свой кругозор. Делегируя полномочия, вы освобождаете свой разум, чтобы видеть проблемы и возможности дальше. Это трудно сделать, когда вы находитесь в окопах.
- Это один из самых мощных инструментов обучения в вашем распоряжении.
- Делегирование необходимо практиковать, и часто руководители не уверены в результате, поэтому его не делают чаще, чем делают.
- Единственный случай, когда не следует делегировать полномочия, – это если кто-то выше вас говорит вам не делать этого или если кто-то не готов или слишком занят.
- Что никогда не следует делегировать:
- Обязанности персонала
- Вещи, которые являются чувствительными по своей природе
- Старайтесь делегировать 100% того, что вы можете делегировать. Четко объясняйте, что должно быть сделано, и контролируйте ход выполнения. Делегирование требует абсолютной ясности цели.
- Позвольте делегирующему придумать, как это сделать. У них другой опыт, взгляд и творческий потенциал, чем у вас. Это также будет поддерживать их мотивацию по сравнению с тем, когда им говорят, как именно это сделать.
- Основная стратегия заключается в том, что вы затрачиваете только тот уровень усилий, который действительно необходим для достижения приемлемого результата.
- Сопротивляйтесь принимать делегации от своих непосредственных подчиненных. Если это произошло, помогите им с проектом или найдите эксперта в данной области, который поможет; не берите это на себя. Вы хотите заниматься развитием других, а не их спасением.
Чувство юмора
- Не воспринимайте себя слишком серьезно
- Развивайте чувство юмора
- Поощряйте смех на рабочем месте. Веселая рабочая атмосфера, в которой приветствуется смех, позволит сотрудникам проявить себя с лучшей стороны (больше приходить на работу, больше работать и быть более продуктивными).
- Начинайте каждое совещание с шутки (или попросите одного из сотрудников рассказать шутку).
- Заведите доску объявлений/канал Slack, посвященный смеху (шутки, мемы и т.д.).
- Не будьте саркастичны. Вы можете показаться циником, а это не приветствуется руководителями.
- Используйте юмор как средство снятия напряжения
Управление, участие и руководство совещаниями
- Совещания обходятся очень дорого
- Всегда рассматривайте альтернативные варианты проведения совещания.
- Информационные совещания могут проводиться в виде электронных писем с вложениями.
- Обсуждения могут проходить в чате или виртуально в онлайн-документе с помощью отслеживания комментариев.
- Одностороннее общение не требует проведения собрания, если только участники собрания никогда не видят друг друга, тогда время от времени неплохо было бы собрать группу вместе.
- Возможно, следует провести анализ соотношения затрат и выгод, чтобы определить, стоит ли проводить встречу.
- Заранее предоставляйте повестку дня запланированных встреч, если это возможно.
- Не говорите только ради того, чтобы говорить, и не молчите.
- Никогда не говорите на собрании ничего нелицеприятного о своих сотрудниках. Разбирайтесь с ситуациями, а не с личностями
- Установите основные правила:
- Не говорить, когда говорит кто-то другой,
- Соглашение о том, что комментарии будут касаться темы, а не собеседника.
- Избегайте побочных разговоров
- Не отходить от темы
- Позволить всем участвовать
- Комментирование предложения, но не посыла.
- Попросите кого-нибудь записывать заметки и позиции с собрания.
Если вы прошли этот путь, оставьте комментарий и дайте мне знать, что вы думаете. Хорошего дня!
Брайан